Herausforderung bei der Digitalisierung von Bestellprozessen – und wie man sie meistert

Stellen Sie sich einen großen Händler für Industriematerialien vor. Das Unternehmen hat schon vor Jahren einen modernen Onlineshop eingeführt. Die Plattform läuft stabil, Bestellungen kommen regelmäßig rein. Auf den ersten Blick scheint alles bestens digital aufgestellt.

Doch hinter den Kulissen läuft vieles noch wie früher: Bestellungen werden ausgedruckt, manuell ins Warenwirtschaftssystem übertragen und erneut ausgedruckt, um ans Lager weitergegeben zu werden. Der Kollege dort kommissioniert, hakt ab und gibt den Zettel weiter.

Das ist kein Einzelfall, sondern Alltag in vielen B2B-Unternehmen. Denn der Onlineshop wurde oft als reines „Frontend-Projekt“ verstanden – modern nach außen, aber intern blieb vieles analog. Die nachgelagerten Prozesse wurden nicht mitgedacht, und gewachsene ERP-Strukturen erschweren eine nahtlose Integration. So entstehen Medienbrüche zwischen Shop, ERP und Lager – genau dort, wo Digitalisierung eigentlich entlasten soll.

In diesem Beitrag zeigen wir, wo die häufigsten Herausforderungen liegen und wie man sie löst, damit digitale Bestellungen auch wirklich digital bleiben.

Herausforderung 1: Der Onlineshop ist digital, der Rest nicht

Das Problem: Viele Unternehmen betreiben moderne B2B-Onlineshops mit sauberen Produktdaten, Preisen und Bestellstrecken. Aber sobald die Bestellung eingeht, fängt die Handarbeit an: Daten prüfen, Positionen kopieren und Aufträge im Warenwirtschaftssystem erfassen. Das frisst nicht nur Zeit, sondern schafft auch Fehlerquellen insbesondere bei hohem Auftragsvolumen.

Die Lösung: Den Datenfluss automatisieren. Bestellungen sollten vom Onlineshop direkt in das Warenwirtschaftssystem übertragen werden, inklusive Kundendaten, Rabatte und Versandinformationen. Statusmeldungen wie „Auftrag bestätigen“ oder „Ware versendet“ lassen sich automatisch zurückspielen. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess – vom Klick im Shop bis zur Lieferung.

Herausforderung 2: Medienbrüche zwischen Abteilungen

Das Problem: Shop, Buchhaltung und Lager arbeiten in den meisten Unternehmen noch nebeneinander statt miteinander. Der Vertrieb sieht Bestellungen im Shopsystem, die Buchhaltung wartet auf Belege und das Lager bekommt Ausdrucke per Hauspost. Das Ergebnis: doppelte Eingaben, verzögerte Abläufe und viele Rückfragen.

Die Lösung: Systeme verbinden, statt sie zu ersetzen. Schnittstellen zwischen Shop, ERP und Lagerverwaltung sorgen dafür, dass Informationen automatisch weitergegeben werden. Wenn alle Beteiligten in Echtzeit mit denselben Daten arbeiten, dann spart das nicht nur Abstimmungen, sondern macht Prozesse auch spürbar schneller.

Herausforderung 3: Individuelle Kundenbedingungen machen Prozesse kompliziert

Das Problem: Im B2B-Geschäft gibt es selten Standardkunden. Viele haben eigene Preise, Zahlungsziele, Freigaben oder Liefervereinbarungen. Werden diese Sonderfälle manuell geprüft, stockt der gesamte Ablauf und der Aufwand wächst mit jeder neuen Bestellung.

Die Lösung: Automatische Regeln hinterlegen. Die meisten Systeme ermöglichen heute automatisierte Workflows wie: „Bestellungen unter 500 € werden automatisch freigegeben“ oder „Kunde X erhält Preisgruppe Y“. Mit diesen Workflows lassen sich Standards und Ausnahmen digital abbilden, ohne manuelle Korrekturen. Das reduziert manuelle Aufgaben und schafft Klarheit.

Herausforderung 4: Fehlende Transparenz für Kunden und Teams

Das Problem: Ein Kunde bestellt im Shop. Eine Stunde später ruft er an und fragt, wann die Lieferung kommt. Die Mitarbeitenden müssen ins ERP, dann ins Lager, dann vielleicht noch in den E-Mail-Verlauf schauen. Niemand hat den kompletten Überblick.

Die Lösung: Transparenz schaffen. Sowohl nach innen als auch nach außen. 
Ein Kundenbereich mit Bestellhistorie, Statusmeldungen und Rechnungsdownloads senkt beispielsweise Rückfragen deutlich. Gleichzeitig hilft ein internes Dashboard, den gesamten Auftragsstatus auf einen Blick zu sehen. Das sorgt für weniger Sucharbeit und mehr Zufriedenheit auf Kunden- und Händlerseite.

Herausforderung 5: Zu viele manuelle Arbeitsschritte

Das Problem: Rechnungen, Lieferscheine, Versandpapiere, E-Mails – vieles wird immer noch manuell erstellt oder verschickt.Das kostet Zeit, unterbricht den Flow und erhöht die Fehlerquote.

Die Lösung: Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Standarddokumente können automatisch generiert und versendet werden, sobald bestimmte Aktionen im System ausgelöst werden etwa der Warenausgang. Auch interne Benachrichtigungen oder Kundenmails lassen sich automatisieren, ohne an Persönlichkeit zu verlieren.

Digitalisierung endet nicht im Warenkorb

Viele B2B-Shops sehen nach außen topmodern aus, doch hinter den Kulissen läuft vieles noch wie früher. Echte Digitalisierung beginnt dort, wo der Prozess nicht nur digital startet, sondern auch digital weitergeht. Wenn Systeme miteinander sprechen, Daten automatisch fließen und alle Beteiligten denselben Stand haben, dann wird aus einem Bestellprozess kein Verwaltungsakt mehr, sondern ein echter Workflow.