Über die Optimierung unserer internen und externen Prozesse
Wenn man den Einsatz seiner Ressourcen optimieren möchte, bietet es sich an, zunächst einmal die Prozesse zu automatisieren, die dafür prädestiniert sind. Erfahren Sie, wie wir in 18 Monaten unseren Abrechnungsprozess automatisiert haben.
Philip Rosenthal
Wir produzieren zwar kein Porzellan, aber entwickeln hochwertige Projekte – und haben in den letzten drei Jahren viel Zeit und Energie investiert, um unsere internen und externen Prozesse unseren hohen Standards anzupassen.
Wie sieht das aus?
Erst einmal gut. 😉 Auf Basis von Laravel haben wir zwei Anwendungen speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse unserer Kunden und unserer Mitarbeiter entwickelt. Unseren Kunden – sowohl unseren Service- als auch unseren reinen Projektkunden – steht bereits seit anderthalb Jahren der netzdirektion-Account zur Verfügung, der in den letzten 18 Monaten stetig verbessert und angepasst worden ist.
Jeder Kunde hat hier Zugriff auf seine offenen Service- und/oder Entwicklungstickets, sieht, in welchem Bearbeitungsstand sich jeder Vorgang befindet und wann wir die gewünschte Anforderung ausliefern. Er kann seine Rechnungen prüfen, unsere maßgeschneiderten Angebote herunterladen, seine Lizenzen einsehen und über unser Statistik-Modul nachvollziehen, in welchen Bereichen er im laufenden Monat bereits wieviel Geld investiert hat.
Über die Ticketverwaltung hat jeder Kunde einen direkten Draht zu uns. Er kann eigene Tickets erstellen, Anhänge hochladen, die wir für die Bearbeitung benötigen, ihm selbst zugewiesene Tickets einsehen und beantworten und kontrollieren, wer sich wann mit welcher Priorität und welcher Fälligkeit an die Arbeit macht. Alle Vorgänge lassen sich dabei leicht filtern und je nach Bedarf strukturieren.
Struktur ist ein gutes Stichwort, denn reibungslose Prozessabläufe beruhen auf perfekter Organisation und Struktur. Deshalb wird jeder Kunde auch über Änderungen an seinen Tickets per Mail informiert – sofern er das möchte.
Es ist unter anderem unseren aufmerksamen und (im positivsten Sinne) anspruchsvollen Kunden zu verdanken, dass wir ein Tool bauen konnten, mit dem wir einen echten Mehrwert bieten. Doch wir wären nicht die netzdirektion, wenn wir uns damit zufrieden gäben…
Denn nicht nur unsere Kunden sollen bestmöglichen Service und Support erhalten, auch unsere Mitarbeiter schätzen einfache, transparente und zeitsparende Möglichkeiten in den Prozessabläufen.
Damit wir unsere Zeit und Konzentration unseren tatsächlichen Aufgaben widmen können, nutzen wir für die üblichen Verwaltungsarbeiten (Zeiterfassungen, Projektübersichten, Adressbücher, Angebotserstellungen, aber auch Urlaubsplanungen oder Rechnungserzeugung) unser CRM.
Alles, was wir zuvor manuell erfassen mussten, was uns Zeit, Nerven und/oder Hirnschmalz gekostet hat, konnten wir automatisieren: Wir erhalten morgens bei Arbeitsbeginn eine E-Mail mit einer Übersicht, welche Tickets aus welchem Projekt wir am Vortag bearbeitet und bei der Zeitbuchung vergessen haben.
Bei der Zeitbuchung wiederum hilft uns die Worklog-Analyse: gerade einmal drei Klicks braucht es, um Zeiten nachzutragen.
Die Abrechnungen für unsere Kunden werden automatisch erstellt (von dem Klick auf den entsprechenden Button abgesehen), wir haben Einblick in die Budgetauslastung unserer Kunden und können proaktiv klären, ob eine Budgetüberschreitung gewünscht oder notwendig ist.
Das ist ziemlich cool – und kostet uns nicht mehr als einen Blick. Unser CRM ist definitiv mehr als ein übliches CRM von der Stange und wir sind zu Recht stolz darauf, dass es in Eigenentwicklung entstand.
Wir erschaffen digitale Werte.
netzdirektion | Gesellschaft für digitale Wertarbeit