Warum eine saubere Dokumentation in E-Commerce-Projekten Gold wert ist

Ein Beispiel, das wir selbst zum Glück nicht erlebt haben, aber leider zu gut kennen: Drei Monate vor dem Go-Live eines E-Commerce-Projekts fällt auf, dass die ERP-Anbindung fehlt. Niemand kann sagen, ob sie überhaupt beauftragt war. Die Entscheidung dazu wurde nie dokumentiert. Das Ergebnis: Projektstopp, Nachverhandlungen und Budgetüberschreitung. Solche Situationen entstehen nicht durch fehlendes Know-How, sondern durch fehlende Dokumentation.

Was wir unter guter Projektdokumentation verstehen

Aus unserer langjährigen Erfahrung als B2B-Spezialisten im E-Commerce wissen wir: Eine gut durchdachte Projektdokumentation spart Zeit, Geld und Nerven – insbesondere bei langfristigen, komplexen Digitalprojekten im E-Commerce. Deshalb legen wir großen Wert auf ausführliche Requirements und einer durchgängigen Projektdokumentation vor, während und nach dem Projekt. Denn so stellen wir sicher, dass das oben beschriebene Szenario gar nicht erst eintritt.

Dabei geht es nicht um seitenlange PDFS, die nie jemand liest. Sondern um:

• nachvollziehbare Entscheidungen,
• jederzeit verfügbares Wissen und
• belastbare Referenzen für spätere Projektphasen.

Entwickler:innen arbeiten bei ausführlichen Requirements 24 Prozent schneller

Zu einer ausführlichen Projektdokumentation gehören bei uns auch vollumfängliche Requirements. Schon 2016 belegte eine Studie von Mäder & Egyed., dass Entwickler:innen mit Zugriff auf Anforderungsdokumentation 24 % schneller arbeiten und 50 % weniger Fehler machen.

Eine Erkenntnis, die unsere Herangehensweise bestätigt. Denn unsere Requirements werden in enger Abstimmung mit unseren Kund:innen durch spezialisierte Requirements Engineers erarbeitet und anschließend für das Entwicklungsteam aufbereitet. So entstehen effiziente, verständliche Workflows – ohne Interpretationsspielräume. Wie das bei uns genau ausschaut, erklärt unsere Requirements Engineerin Diana in diesem Interview.

Wie dokumentieren wir unsere Projekte?

Wenn wir mit einem Projekt starten erhalten unsere Kund:innen Zugriff auf unsere Projektplattform. Darüber haben sie jederzeit Einblick in alle relevanten Projektinformationen: vom initialen Angebot über den vollständigen Anforderungskatalog bis hin zu unserem Ticketboard. Im Ticketboard sind zur Bearbeitung ausgewählte Tickets samt aktuellem Bearbeitungsstand einsehbar. Außerdem können Kund:innen dort direkt Rückmeldungen geben, Fragen beantworten oder Hinweise ergänzen – ganz ohne Umweg über eine zentrale Projektleitung.

Darüber hinaus finden sich auf der Plattform:

• eine Übersicht unserer wöchentlichen Planungen,
• Protokolle vergangener und geplanter Jour Fixe,
• Leistungsnachweise zu einzelnen Arbeitspaketen, die von den Kund:innen freigegeben werden müssen,
• sowie ein wöchentlicher Projektstatusbericht mit dem aktuellen Stand.

Nach Abschluss des Projekts steht dort auch die finale Projektdokumentation zur Verfügung – inklusive einer vollständigen Übersicht aller Umsetzungen sowie Anleitungen, z. B. zu eingesetzten Plugins oder der Shop-Umgebung.

Praxisbeispiel: Projektdokumentation bei der Shopware-Migration für Pharmaserv

Ein konkretes Beispiel aus unserer täglichen Praxis: die Migration von Shopware 5 auf Shopware 6 bei der Pharmaserv GmbH. . Auch hier setzten wir von Beginn an auf eine zentrale, strukturierte Dokumentation, basierend auf unserer bewährten Methodik, die im Projektverlauf weiterentwickelt wurde. Erstmals haben wir dabei GitLab als Plattform eingesetzt, um alle wichtigen Informationen, Protokolle und Aufgaben zentral zu sammeln.

Technische Anforderungen, wichtige Entscheidungen und Umsetzungsdetails wurden direkt dokumentiert – für unser Projektteam und Pharmaserv als unseren Kunden. Denn nur durch diese ausführlichen Dokumentationen können wir sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten jederzeit Zugriff auf relevanten Informationen haben, auch bei Abwesenheiten.

Mehr Detail zu diesem Projekt erfahren Sie hier.

Die Vorteile einer durchdachten Dokumentation in E-Commerce-Projekten

Eine strukturierte Dokumentation ist für uns kein Nice-to-have – sie ist ein Erfolgsfaktor für digitale Projekte. Sie schafft Transparenz, Sicherheit und Effizienz. Unsere strukturierte Arbeitsweise mit klarer Dokumentation bringt dabei für Sie als Kund:in ganz konkret folgende Vorteile:

• Projektübergaben & Teamwechsel:
Egal, ob jemand intern neu ins Projekt kommt oder ein anderer Dienstleister mit einbezogen wird – eine lange Einarbeitung ist nicht notwendig.
• Fehleranalyse & Support:
Wir (oder auch Sie) können jederzeit nachvollziehen, wie bestimmte Prozesse oder Schnittstellen aufgebaut sind – das spart im Support echte Zeit.
• Transparente Entscheidungen:
Sie sehen jederzeit, wie wir bei bestimmten Fragen vorgegangen sind – auf Wunsch auch mit Begründung.
• Zukunftssicherheit:
Sie wollen weiterentwickeln, migrieren oder neu andocken? Mit sauberer Dokumentation kein Problem.
• Sicherheit & Compliance:
Gerade bei B2B- Projekten wichtig: Dokumentation bedeutet Nachweisbarkeit.

Fazit: Dokumentation ist kein Mehraufwand – sondern eine Investition

Professionelle Dokumentation reduziert Missverständnisse, schafft Vertrauen und sorgt für reibungslose Abläufe, in der Umsetzung genauso wie im laufenden Betrieb. Für uns ist sie ein fester Bestandteil jedes Projekts. Für Sie bedeutet es: Sicherheit, Transparenz und das Wichtigste: Mehr Erfolg im E-Commerce.