B2E-Lösungen: Vereinfachte Bestellung von Verbrauchsmaterial für Ihre Mitarbeiter
Verbrauchsmaterial muss in größeren Firmen oft umständlich intern beantragt werden. Mit unseren Business to Employee-Lösungen helfen wir dabei, diese Prozesse zu vereinfachen. Marc, Leiter Entwicklung, erklärt uns heute anhand eines unserer Projekte, wie das funktionieren kann.
Marc, erzähl uns doch kurz, um welches B2E-Projekt es sich handelt?
Im April letzten Jahres bekamen wir eine spannende Projektanfrage. Ein großes Familienunternehmen fragte uns, ob wir für sie einen Mitarbeitershop für die Versorgung verschiedener Abteilung an die eigenen Bedürfnisse anpassen können. Das war auch einer der ersten Kunde, mit dem wir ein Projekt umgesetzt haben, ohne ein persönliches Treffen, da es aufgrund der Corona-Pandemie nicht möglich war. Das Projekt konnten wir dann pünktlich innerhalb von drei Monaten und ohne Budgetüberschreitung abschließen.
Was war die Herausforderung bei diesem Projekt?
Die Herausforderung bei diesem Kunden lag darin, dass er mehrere Standorte deutschlandweit mit unterschiedlichen Fachbereichen hat, beispielsweise in den Kategorien Cleaning oder Security. Unsere Aufgabe war es, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, über einen Onlineshop Verbrauchsmaterialien, zum Beispiel Dienstkleidung oder Reinigungsmittel zu bestellen. Dadurch sollte der Bestellweg vereinfacht werden. Gerade in größeren Firmen ist es oft etwas chaotisch, wenn man sich zum Beispiel Visitenkarten bestellen möchte und es erst über zwölf Schreibtische läuft, bis man die Genehmigung bekommen hat, beziehungsweise die Bestellung ausgeführt wird. Der Mitarbeitershop löst dieses Problem, in dem die Bestellung in die Hand des Bedarfsträgers gelegt wird. Damit wir diese Anforderung umsetzen konnten, haben wir eine Beschaffungslösung auf Basis von Shopware implementiert.
Was war der erste Schritt, um das Projekt zu realisieren?
Eine Anforderung des Kunden, war das Log-In mit deren Active-Directory zu verbinden. Dadurch haben die Mitarbeiter einen Single-Sign-On-Login. Das bedeutet, sie können sich mit ihren bestehenden Firmen-Nutzerdaten einfach im Shop anmelden und haben nicht noch ein extra Passwort für den Shop-Zugang. Des Weiteren haben wir den Shop so eingestellt, dass ein Mitarbeiter wirklich nur die Sachen bestellen kann, die er braucht, also ein Security-Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf die Putzmittel. Ein Mitarbeiter aus dem Bereich Cleaning dagegen schon. Es gibt also einen eingegrenzten Produkt-Katalog pro Fachbereich und deren Mitarbeiter.
Welche weiteren Funktionen wurden für den Mitarbeitershop verwirklicht?
Wir haben noch einen Freigabeprozess implementiert. Hier wurde individuell eingestellt, bis zu welchem Betrag ein Mitarbeiter zum Beispiel Bedarfsmaterial bestellen darf und ab welchem Punkt ein Freigabeprozess über den Vorgesetzten notwendig ist. Aus den Daten des Active-Directories in Shopware konnten wir die Abbildung der Vorgesetzten realisieren, sodass an dieser Stelle auch direkt klar ist, welcher Person der Mitarbeiter unterstellt ist. Außerdem gibt es an dieser Stelle noch die Möglichkeit einer Kommentarfunktion. Das bedeutet, der Mitarbeiter kann bei seiner Bestellung ein Kommentar hinzufügen, zum Beispiel, warum er dieses Putzmittel noch bestellt hat, obwohl er schon über sein Budget ist. Das erleichtert den Freigabeprozess noch zusätzlich.
Welche weiteren Anforderungen an den Mitarbeitershop wurden erfüllt?
Eine weitere Funktion war die Bestellmöglichkeit über andere. Eine Sekretärin hat also die Möglichkeit, für ihren Chef Material zu bestellen oder ein Mitarbeiter kann für seine ganze Abteilung Schreibtischunterlagen bestellen. In diesem Fall wird nicht das Budget des bestellenden Mitarbeiters belastet. Entweder wird das Budget des Mitarbeiters aus der Bestellung direkt belastet oder durch die Eingabe einer direkten Kostenstelle.
Gab es sonst noch Funktionen und Anforderungen, die hinterlegt worden sind?
Das Hinterlegen von Kostenstellen war noch ein Thema – wie eben schon kurz angesprochen. Das heißt, wir haben im Shop verschiedene Kostenstellen hinterlegt, damit diese dann im SAP oder der Rechnungssoftware richtig gebucht und schlussendlich abgerechnet werden können.