E-Rechnung: Das müssen Sie als Onlineshop-Händler wissen

Auch wenn ein Teil der Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich bereits erfolgt sein sollte, bietet die Übergangszeit bis 2028 die Möglichkeit, Ihre Prozesse schrittweise anzupassen. Wir erklären, was eine E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und worauf Sie als Onlineshop-Händler besonders achten sollten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das den nahtlosen Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Lieferanten und Käufern ermöglicht. Sie wird in einem strukturierten und elektronischen Format (z. B. XML oder UBL) erstellt, übermittelt und empfangen, wodurch eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen möglich ist.

Dabei ist zu beachten, dass eine E-Rechnung keine Rechnung im PDF- oder Papierformat ist, da diese weder maschinenlesbar sind noch standardisierte Datenformate enthalten.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Durch eine automatisierte Verarbeitung ist der manuelle Aufwand sehr gering, wodurch Ressourcen und Kosten gespart werden können. Darüber hinaus kann die E-Rechnung schneller übermittelt und direkt in den entsprechenden Systemen bearbeitet werden. Dies führt in der Regel zu schnelleren Zahlungseingängen. Ein weiterer Kostenersparnis ist der Wegfall von Druck-, Papier- sowie Versandkosten. Durch diesen Wegfall ist die E-Rechnung auch sehr umweltfreundlich.

E-Rechnungs-Pflicht: Was heißt das genau?

Innerhalb der EU ist die E-Rechnung für öffentliche Aufträge bereits seit 2020 Pflicht. Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung auch im Geschäftsverkehr im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend.

Das heißt konkret, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Lediglich bei Umsätzen an private Endverbraucher – also im B2C-Bereich – sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind von dieser Pflicht nicht betroffen. Ebenso Kleinbetragsrechnungen von unter 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Bis einschließlich 2026 sind der Versand von Papier- und PDF-Rechnungen meist noch zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab dem 01.01.2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur für Unternehmer mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr zulässig. Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung dann im inländischen B2B-Bereich wirklich für alle Unternehmen Pflicht.

Was muss ich als Onlineshop-Händler beachten?

Seit dem 01.01.2025 müssen Sie als Onlineshop-Händler im B2B-Bereich in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Dazu können Sie beispielsweise ein entsprechendes Plugin für Ihren Onlineshop installieren.

Ebenso sollten Sie Ihr Team darin schulen, wie E-Rechnungen ausgestellt, empfangen und bearbeitet werden. Denn spätestens ab dem 01.01.2028 sind Sie auch dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Dies kann für Sie eine Umstellung Ihrer Prozesse und ggf. zu erweiterten Investitionskosten für Softwarelösungen oder Schnittstellen führen. Daher empfehlen wir, auch hier bereits jetzt zu handeln und die Zeit zu nutzen, um zu schauen, welche Lösungen und Prozesse für Sie und Ihren Onlineshop am effizientesten sind.

Unsere Empfehlungen für Sie als Onlineshop-HändlerSchritt 1: Prüfen Sie, ob Ihr Shopsystem E-Rechnungen unterstützt.

Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen bearbeiten kann.

Schritt 3: Klären Sie rechtzeitig mit Ihren Geschäftspartnern, ob diese bereits E-Rechnungen nutzen und erhalten möchten.

Schritt 4: Nutzen Sie die Übergangszeit bis 2028, um Ihre Prozesse bei Bedarf schrittweise umzustellen.